Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Сюда входят все виды бухгалтерской, научно-исследовательской, технической деятельности. После окончания срока действия все бумаги, указанные в номенклатуре предприятия, передаются в архив. В зависимости от вида и назначения, определяется время их хранения, после чего проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения. При нормальной работе предприятия объемы бумаг собираются большие, поэтому рационально проводить чистку архива ежегодно.

Самостоятельно в лице одного человека, пусть даже ответственного, провести эту процедуру нельзя. Если для непосредственного ведения, систематизации и контроля существует специальная должность — архивариус, то процедура списания и утверждения этого акта проводится комиссионно и утверждается гендиректором.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Проверка архива бухгалтерских документов выявляет ненужные элементы. Обойтись единственным актом при списании архивных документов нельзя. Это нарушение законодательства. Процедура списания проводится экспертной комиссией (далее по тексту ЭК), утвержденной приказом руководителя.

ЭК решает дальнейшую судьбу: одним из вариантов может быть акт о продлении хранения на определенный срок. Любое решение законодательство обязывает оформлять письменно. Этапы проведения:

• Проверка срока годности. Рассматривать для утилизации можно только документы с истекшим сроком хранения.
• ЭК проводит экспертизу, которую оформляет протоколом заседания.
• Независимо от решения об уничтожении либо продлении хранения, нужно письменное подтверждение.
• Составленный акт за подписью гендиректора.

Как составить акт на уничтожение документов

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения обеспечивается письменно. Именно он является основанием на извлечение из архива документов. Он несет полную информацию по содержанию утилизируемых документов. По сути акт — это опись, которая передает информацию об общем содержании, количестве и времени делопроизводства. Если документов много, они перечисляются по порядку. В акте должны быть:

• табличные данные;
• количество уничтожаемых у. е.;
• периоды их действия;
• оценка состояния, определенная ЭК;
• даты и № сопутствующих протоколов совещания, описи;
• дата составления.

Акт не имеет строгой типовой формы и заполняется произвольно, но с максимальной информацией о документации, а также указанием сведений о членах комиссии.

Как не ошибиться с датой акта

Самое главное при утилизации — правильно определить срок хранения. Нарушение этого правила, при выявлении, может повлечь за собой административные наказания. При возникновении сомнений необходимо руководствоваться законодательными нормами в следующем порядке для документации, созданной:

1. До 2009 года, содержатся в сохранности до времени, утвержденного Росархивом от 06.10.2000 года.
2. После вышеуказанной даты работают нормы, введенные приказом Минкультуры от 25.08. 2010 г. № 558.

Причем приказ от 2000 года затрагивает бумаги, созданные только до 2009 г.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Жизнедеятельность организаций допускает появление документации с трудно определимыми сроками хранения. Тогда перед составлением акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения необходимо уточнить более конкретные сроки хранения. Преимущество для таких бумаг будет получено, если ЭК официально обратится в архивное учреждение.

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Процедура оформляется по общим правилам, но при этом имеет небольшие нюансы:

• Запрещается ликвидация ценных бумаг без оформления соответствующих актов или частичного их оформления.
• Запрещено ликвидировать документацию, вне зависимости от срока окончания ее хранения, если она относится к судебным разбирательствам (настоящим или будущим).
• Обязательное выполнение условия конфиденциальности, чтобы исключить утечку секретной информации.
• Уничтожение документации также распространяется на копии и дубликаты.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

После оформления акта и подписания его у генерального руководителя следует физическое уничтожение всеми доступными методами. К ним относятся:

• Шредирование — самый распространенный способ. При его использовании регулируется степень измельчения, которая исключает возможность восстановления целостности бумаги. В дальнейшем сырье используется для вторичной переработки.
• Сожжение — применяется к бумагам всех видов секретности.
• Химическая обработка — используется редко.
• Закапывание — применяется в особых случаях, например, радиоактивном или химическом заражении бумаги.

После составления бумаг на списание владельцы могут провести утилизацию своими силами или обратиться в специализированную компанию. Последняя обязана предоставить по окончании акт о проведении утилизации, где указаны метод, сроки и прочие особенности.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт не имеет строгой типовой формы, но при его заполнении указываются:

• дата;

• описание объекта утилизации с указанием способа, точного объема, количества;
• подписи исполнителей, ответственных.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Админ. наказание грозит в случае нарушения сроков утилизации, которые расходятся со сроками списания. Это нарушение, за которое налагается штраф в диапазоне от 2000 до 3000 рублей.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

По значимости и содержательности электронные документы находятся на одном уровне с бумажными. Поэтому и порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения в электронном виде ничем не отличается от этой процедуры с бумажным носителем. Разница может состоять лишь в отличиях, с которыми происходит уничтожение информации. Согласно ГОСТ 15489-1-2007, от 12.03.2007, уничтожение может производиться методом стирания записи или перезаписи на информационных носителях. В случае, если ЭК не удается определить значимость самих носителей, то уничтожение информации происходит с помощью ликвидации самих носителей любыми методами, например: шредер, сжигание, химические реагенты.