• Рейтинг приемных пунктов
  • Удобный поиск компаний
  • Подробное описание

Способы уничтожения документов

Способы уничтожения документов
Эта информация не касается частных документов, которые хранятся и уничтожаются по усмотрению владельцев. Контролируемая утилизация относится сугубо к архивам: производственных, государственных, муниципальных, научных, частных и прочих учреждений, предприятий и организаций.

Существуют официально признанные способы уничтожения документов, которые должны учитывать индивидуальные условия хранения и состояние бумаг. Применяются они на усмотрение руководства, и учитывая доступность методов, поскольку каждый из них требует затрат, начиная с момента создания специальной комиссии по проверке и списанию фонда, заканчивая оплатой самой процедуры.

В солидных фирмах и на крупных предприятиях для этих целей существуют специальный отдел и/или должность архивариуса, в обязанности которого входят систематизация, подшивка, хранение, осуществление контроля над всеми видами документации, сданной в архив, а также последующее уничтожение бумаг с истекшими сроками хранения.

Этапы утилизации

Рабочая документация подразделяется на виды по степени значимости и ее актуальности. От этого зависит срок годности хранения. Бумаги распорядительного типа актуальны только на ограниченное время и не относятся к важным: их утилизация или вторичное использование не контролируется. Но для бумаг строгой отчетности, т. е. архивных документов, существует определенная процедура по списанию и уничтожению.

Условия хранения документов в архиве регламентированы и предполагают их сортировку по годам и спецификации. Поэтому при полном соответствии требований хранения этап сортировки по датам можно опустить. Контроль за периодичностью чистки возлагается на архивариуса. Этапы:

  • создание комиссии;
  • проведение самой процедуры ознакомления;
  • оформление акта результатов экспертизы;
  • составление описи дел, подлежащих уничтожению;
  • оформление акта на продление хранения для нужных бумаг;
  • окончательное согласование и подписание документации главным руководителем.

При правильном ведении архива, ежегодной утилизации бумаг, сохраняется закономерность, которая обеспечивает порядок: точную сортировку по дате и специализации, местонахождение документов, подлежащих проверке и списанию. Время работы комиссии сокращается минимально, а сам процесс в разы облегчается.

Экспертиза ценности документов

Утилизация может проводиться с участием экспертной комиссии и без нее. Экспертная комиссия по уничтожению документов работает, когда срок хранения не является единственным критерием, на котором основано решение об уничтожении документов. Проведение экспертизы ценности позволяет выявить значимость для дальнейшей работы, научного мира или в истории.

Читайте также:  Как утилизировать старую стиральную машину

Основная функция ЭК — это организация ежегодной проверки и списания документации. В состав включаются ИТР работники и руководящие лица – руководители компании:

  • начальник отдела кадров;
  • главный бухгалтер;
  • главный юрист компании;
  • начальник отдела по специализации.

Проверка комиссии оформляется соответствующим протоколом, где указаны состав комиссии, перечень рассматриваемых документов, сроки и вынесенный вердикт. ЭК влияет на ход дела следующим образом:

  1. Срок хранения истек, ЭК признает документ не нужным — подлежит уничтожению.
  2. Срок хранения не истек — вне зависимости от важности, документ продолжает храниться в архиве.
  3. Срок хранения истек, но ЭК вынесла решение о необходимости сохранения документа — бумаги подлежат хранению до указанного комиссией срока.

После составления актов, описи и протокола проводятся их согласование и последующее утверждение генеральным директором. Далее оформляются документы на хранение и уничтожение, в зависимости от решения ЭК. Для ненужных бумаг проводится процесс утилизации.

Физическое уничтожение

Утилизация — это физическое уничтожение документов различными способами. При этом запрещается выбрасывать документы на свалку, рвать или использовать вторично в качестве черновиков. Утилизация должна исключить возможное восстановление, даже частичное.

  • Шредирование бумаг

Шредирование — измельчение бумаги. Способ официально принятый на вооружение, используется без ограничений. В зависимости от мощности шредера, можно справиться с любым количеством документов: от нескольких листов до объемов, насчитывающих тонны. Этот метод экономит большое количество бумаги, позволяя использовать макулатуру в дальнейшей переработке.

Шредирование бумаг

  • Сжигание бумаг

Является одним из самых дешевых способов, но отличается высокой токсичностью при сжигании, что при больших объемах может привлечь внимание службы экологии. Кроме того, этот способ возможен только на предприятиях, где есть работающие печи или возможность организовать безопасность этого процесса.

Читайте также:  Рулонное покрытие из резиновой крошки

Сжигание бумаг

  • Закапывание

Этот метод нерационален ни в экономическом, ни в практическом плане. Для рытья траншеи нужно нанимать технику и людей, что само по себе затратно по времени и деньгам. Кроме того, бумаги могут быть выкопаны, что чревато распространением секретной информации. К этому способу прибегают в случаях, когда бумагу нельзя использовать в шредированном виде, также нельзя ее сжигать, например, при радиоактивном или бактериологическом заражении.

  • Химическая обработка

Теоретически этот способ можно использовать, но практически он сложен в техническом плане (требует выполнения техники безопасности по работе с кислотами или щелочами). Кроме того, он неоправданно дорогостоящий. Его используют преимущественно в случаях, когда бумага подлежит уничтожению на месте ее хранения.

  • Выездное уничтожение

В этом случае выбор способа утилизации и сама процедура ложатся на сотрудников компании, предоставляющих подобные услуги. Как правило, такие организации имеют в своем арсенале необходимое оборудование и могут предложить все виды уничтожения документов.

Преимущества работы с компаниями по утилизации

Фирмы, оказывающие подобные услуги, могут предложить не только разные способы уничтожения документов, но также проконсультируют компанию о текущих нормативных документах, которыми нужно руководствоваться (поскольку изменения в законодательстве происходят нередко).

Для исключения утечки информации, т. е. предоставления качественных услуг, с компанией составляется договор, в котором должен присутствовать пункт, что организация, оказывающая помощь по утилизации, обязуется обеспечить конфиденциальность информации. Кроме того, после уничтожения бумаг шредером, при невозможности их восстановления, они могут быть использованы как макулатура, что позволит частично вернуть деньги за оплату услуг.

Наверх